Klare Kommunikation ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Unternehmenspositionierung. Doch während Botschaften häufig laut und gezielt nach außen vermittelt werden, herrscht bei der internen Kommunikation das reine Chaos. Oder schlimmer noch: Stillschweigen. Zugegeben, das ist ein bisschen melodramatisch. Dennoch: dass interne Kommunikation häufig vernachlässigt wird, ist kein Geheimnis. Wer kennt die Situation nicht? Das gesamte Team wird mit einer Aufgabe betreut und jeder denkt, der andere macht es – und am Ende hat sich keiner gekümmert.

Innerhalb eines Unternehmens liegt das Augenmerk bei der Kommunikation weniger auf der Verbreitung von Botschaften, sondern auf der Optimierung von Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Teams. Aber gerade, wenn es um Change & Krisen geht, braucht es klare, interne Ansagen. Hier wird mit internen Newslettern experimentiert, dort sollen Meetings für Aufklärung sorgen. Eine weitaus simplere Methode stellen Social Intranet Tools (SIT) dar.

Kommuniziere mit mir!

T3n hat bereits vor einiger Zeit dieses Thema aufgegriffen und nach den beliebtesten Social-Intranet-Tools gefragt. Maisberger selbst benutzt „Chatter“ – ein Programm, das ebenfalls bei der Umfrage berücksichtigt wurde.

Chatter ist ein Produkt der Cloud Computing Company Salesforce aus San Francisco und Teil der Customer Relation Management Services bzw. der darin inbegriffenen Community Cloud. Was das heißt? Chatter ist kostenpflichtig. Aber hierbei geht es schließlich auch um ein Company Tool und nicht um den Privatgebrauch.

Chatter bietet die Möglichkeit, mit einzelnen Kollegen zu chatten, individuelle Gruppenchats durchzuführen, teamspezifische Gruppen einzurichten und allen Mitarbeitern über den Newsfeed von Chatter-Desktop allgemeine Mitteilungen zukommen zu lassen. Bei uns gibt es Teamgruppen, in denen die Mitglieder oft kurze, generelle Nachfragen zu Kunden und Dateien stellen. Im allgemeinen Newsfeed hingegen drehen sich die beliebtesten Nachrichten um Kuchen in der Küche.

Durch 5 Fragen zum richtigen Social Intranet Tool

  • Ist die Firma nur an einem Standort vertreten oder an mehreren?
  • Soll das Tool zwischen allen Niederlassungen funktionieren oder nur innerhalb der einzelnen Standorte?
  • Verlangt die Firmenstruktur nach einer Möglichkeit für separate Gruppenchats?
  • Hat die Firma eine hohe Fluktuation und muss deshalb öfters Nutzer löschen und hinzufügen?
  • Gibt es feste Arbeitsplätze oder herrscht eher das Prinzip der freien Platzwahl, wodurch das Tool auch hier flexibel sein muss?
Vor und Nachteile von Social Intranet Tools
  • Facebook
  • Twitter
  • Google+
  • LinkedIn

Die vier Vor- und Nachteile eines Social Intranet Tools

1. Schnelle Fragen, schnelle Antworten

Oft liest man eine E-Mail und lässt sie dann zunächst unbeantwortet im Postfach liegen. Bei Anfragen via Chatfenster sieht die Sache schon anders aus: Sei es eine Nachfrage innerhalb eines Teams bezüglich einer Telefonnummer, eines Termins oder nach Dokumenten – die Darstellung der Anfrage in einem Chatfenster, die man von privaten Chatprogrammen kennt, erweckt den Eindruck, man könne die Anfrage schnell abhandeln.
Vorteil Nachteil
Eine kurze Anfrage in einem Satz, die in einem Fenster aufpoppt, dass beim Schließen die Nachricht wieder löscht, ermuntert zum raschen Antworten. Zwang zur schnellen Beantwortung kann zu wenig durchdachten Antworten führen und zum Löschen oder Vergessen der Frage. Außerdem können nachrückende (weniger wichtige) Messages im Chatfenster relevante Anfragen in den Hintergrund drängen.

2. Gruppenbildung

SITs sind in erster Linie dazu da, Kommunikation unter Mitarbeitern und dementsprechend auch innerhalb von Teams zu verbessern und zu erleichtern. Eine Möglichkeit dazu bieten Gruppenchats, die kunden- oder themenspezifisch eingeteilt sind.
Vorteil Nachteil
Schneller Austausch zwischen mehreren Mitarbeitern gleichzeitig möglich, ohne Teammeetings arrangieren zu müssen und dadurch den Arbeitsprozess (unnötig) zu stören; visuell weniger einnehmend wie Email. Gefahr von zu viel Ablenkung durch aufblinkende Chatfenster, die nicht immer Nachrichten enthalten, die für jedes Mitglied der Gruppe relevant sind; Speichern von Nachrichten oft nicht möglich, wodurch Informationen verloren gehen können.

3. App-fähigkeit

„Bring your own Device“ (BYOD) hat Einzug in Unternehmen gefunden. Gleichzeitig zieht es Mitarbeiter immer häufiger auf Außentermine, auf denen sie von mobilen Geräten aus mit der Firma in Kontakt bleiben. Eine App würde sich da anbieten.
Vorteil Nachteil
Von unterwegs rasch mit Kollegen in Kontakt treten können; keine News und Diskussionen verpassen. Leichter Zugang zu firmeninternen Daten bei Verlust des Gerätes; generell Sicherheit der Apps fragwürdig.

4. Datenversand

Wie eine E-Mail auch, bieten viele SITs die Möglichkeit, Daten zu versenden. Dieses Feature macht die Tools zusätzlich attraktiv.
Vorteil Nachteil
Emails können ausschließlich für den Kundenkontakt verwendet und Speicherkapazitäten eingespart werden. Datensicherheit bei SITs fragwürdig; Firmendokumente können Gefahren ausgesetzt werden.
Apps als Social Intranet Tools
  • Facebook
  • Twitter
  • Google+
  • LinkedIn

Zweckentfremdet fürs Büro

Nicht unterschätzt werden sollte bei der internen Kommunikation auch der Gebrauch von Apps, die nicht primär für diese geschaffen wurden. Millionen Nutzer von „Facebook Messenger“ und „Whatsapp“ wollen diese Apps instinktiv auch im Büro benutzen – so wie es die Trainees untereinander bei Maisberger machen.

Für Digital Natives, die im Privatleben tagtäglich via Chatprogramm und Kurznachrichten kommunizieren, ist diese Art der Kommunikation generell angenehmer und natürlicher, als sich per Email oder Telefon abzusprechen. Die Nachricht verstopft weder das Email-Postfach noch klingelt alle 10 Minuten das Telefon. Die Entscheidung zum Gebrauch solcher Tools kommt aber von oben und dadurch überwiegend von einer anderen Generation. Nichtsdestotrotz sind die Vorteile aber generations- und branchenübergreifend: egal ob Großraumbüro, globales Unternehmen oder Startup: Interne Kommunikations-Tools sind modern, leicht zu bedienen, sorgen für eine schnelle, unkomplizierte Kommunikation und schaffen ein neues Gefühl der Zusammengehörigkeit.

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